Home \ teknik
 

Förbättra din e-post etikett.

 

Öppna din inkorg kan vara som att öppna Pandoras låda med dålig grammatik, dålig stavning och dålig smak. Tänk på effekterna av dina e-postmeddelanden på andra; Det är alltid rätt tid att ställa in dina e-postmeddelanden. Följ dessa steg och förbättra din e-post etikett.

                 

Förfarande .

    
     
  1.             1      Håll dina mail korta, konverserade och fokuserade. Läsa bokstäver är svårare på en datorskärm än på en pappersbit, så hålla e-postmeddelandena korta och korta. Medan det inte finns någon ideell längd för ett e-postmeddelande, håll meningar korta, säg 8 till 12 ord och lämna ett mellanslag mellan stycken. 
       
    • I en professionell e-post direkt till punkten: "Jag hoppas att du kommer...", "Jag tror att vi borde...", etc. direkt ut, ange skälen i följande rader. Många läser bara de första linjerna innan de bestämmer sig för att svara eller avbryta svaret för senare. Denna linje bör ge tillräckligt med "kött" för att ge ett välgrundat beslut. I personliga e-postmeddelanden är det ofta en bra idé att börja med en kort personlig notering innan du kommer till väsentliga punkten i ditt e-postmeddelande.
    •  
           
  2.  
  3.             2      Undvik snygg formatering. Ändra teckensnitt och färger, lägga till punktlistor eller använda HTML kan göra ett e-postmeddelande konstigt eller göra det oläsligt för mottagaren, även om formateringen på din dator ser bra ut. Håll bara den.       
  4.  
  5.             3      Begränsa bilagor. Fäst inte bilagor om det inte är nödvändigt. Håll bilagorna så små som möjligt. De flesta e-postprogram kan skicka och ta emot bilagor upp till 1 MB, men allting kan orsaka problem för dig eller mottagaren. Det kan ta lång tid att öppna ännu mindre filer om mottagarens Internetanslutning är långsam. Om du behöver skicka en större fil, komprimera eller zip den eller använd en onlinetjänst för att hjälpa dig att skicka stora filer, t.ex. YouSendIt.com. Om du till exempel behöver skicka flera sidor, mötesplaner eller stora textkorrigeringar skickar du ett fax eller de skrivna sidorna som ett brev. 
       
    • Ange inte bifogade bilagor om det inte är nödvändigt. Om inte en bilaga är för stor för att skicka på något annat sätt kan du riskera att slösa bort mottagarens tid och hindra honom från att öppna bilagorna. Många mobila enheter kan inte pakka ut zip-filer. Dessutom är det överflödigt, eftersom många vanliga filer som.xlsx,.docx,.pptx (MS Excel, Word och Powerpoint) redan finns i ett komprimerat format.
    •  
    • Kom ihåg att många personer eller företag inte öppnar bilagor från någon som de inte vet, och många e-postkonton är inställda för att automatiskt flytta bilagor till spammappen. Så om du är, till exempel Ansök om ett jobb och se till att du följer anvisningarna från adressaten angående bilagor. Om det inte finns några instruktioner, skicka ett annat e-postmeddelande så att mottagaren vet att du skickar ett e-postmeddelande med en bilaga.
    •  
           
  6.  
  7.             4      Tänk först och skicka sedan. Skicka inte e-post när du är känslomässig. Skriv bara ämnet och texten i e-postmeddelandet och spara det. Lägg till mottagarna först och skicka dem av efter du hade tid att tänka på vad du skickar; Det kan vara så att du ändrar dig. 
       
    • E-post har också blivit ett verktyg för att berätta för saker som du aldrig normalt skulle säga dem ansikte mot ansikte (har du någonsin undrat varför du instinktivt blir någon annan på Internet?) , Om du skickar någon något , läs det igen och fråga dig själv om du skulle berätta för honom om han skulle möta dig direkt. Om det är ett känsligt ämne, läs det två gånger.
    •  
           
  8.  
  9.             5      Var försiktig med användning av förkortningar och uttryckssymboler. Detta kan vara acceptabelt i en informell email till en vän. Men i en formell skrivelse behöver du inte berätta för någon att du skrattar med skratt; Andra människor kan tycka att detta är olämpligt och tycker att du är dum. 
       
    • Vissa förkortningar som "BTW" för "By The Way" (förresten) används ofta i e-postmeddelanden och är allmänt acceptabla utom i formella affärskort.
    •  
                     
  10.  
             

    1      Skriv nya e-postmeddelanden  ,

    
     
  1.            1      Använd fälten för mottagarna korrekt. Mottagare i fältet "Till" förväntas handla, medan "CC" endast gäller information från kollegor och chefer. 
       
    • Var försiktig när du begär ACTION i "på" -fältet på mer än en person. Detta kan leda till flera ansträngningar för samma uppgift eller ingen alls, eftersom det antas att någon annan tar över begäran.
    •  
    • Om du skickar ett e-postmeddelande till en lista över personer vars adresser du vill behålla konfidentiellt placerar du dem i BCC-fältet och anger din egen adress i rutan Till.
    •  
    • Om du vill lägga ut någon från konversationen (till exempel om någon introducerar dig till någon annan och nu är du personen som jobbar med detaljerna och du vill inte översvämma inkorgen för den person som introducerade dig) personens adress från "Till" eller CC-fältet i BCC-fältet.
    •  
           
  2.  
  3.             2      Ge ett användbart ämne. Ett bra ämne ger en bra sammanfattning av innehållet i e-postmeddelandet och förbereder läsaren så snabbt. Inkommande mail översvämmas ofta, så att ha ett bra ämne hjälper mottagaren att prioritera ditt e-postmeddelande. Det hjälper också till att förhindra att ditt e-postmeddelande raderas innan det ens läses. Eftersom ämnet är det första som mottagaren ser, behåll det felfri, koncist och undvik vanliga saker som "hej", "hur det ser ut" eller mottagarens namn (det sista kan blockeras av spamfilter). 
       
    • Undvik att prioritera dina meddelanden för mottagaren. Lägg ner vanan att ringa varje mail "Urgent!" eller "Hög prioritet", annars kommer dina e-postmeddelanden alla att behandlas som falska larm och ignoreras. Det är irriterande och presumptuöst att anta att din e-postförfrågan är kön högre än någon annans, särskilt i en arbetsmiljö. Var nådig att låta mottagaren utreda hur du prioriterar ditt meddelande.
    •  
           
  4.  
             

    2      Svara på e-postmeddelanden  ,

    
     
  1.             1      Var försiktig med vem du kopierar svar på. Om du svarar på ett meddelande och sedan kopierar en tredje part som den ursprungliga avsändaren inte hämtade, var noga med att den ursprungliga avsändaren inte blir upprörd om den. Det kan vara att denna information är ens menade "bara för dina ögon". Detta är särskilt viktigt om den ursprungliga avsändaren är din handledare på jobbet. Var försiktig med användningen av BCC: Detta kan backfell om mottagaren placeras i blinda kopia svar och såg inte att han bara var i BCC.       
  2.  
  3.             2      Bestäm vem du ska svara på. Emails som skickas endast till dig kräver i allmänhet att du bara svarar på avsändaren. Men för e-postmeddelanden som gick till fler än en person kanske du måste välja alternativet "Svara till allt" för att skicka ditt svar till alla. Var försiktig Om du alltid använder "för alla", kommer det att leda till en mängd svar och lämna meddelanden i inboxarna till många människor. Tänk på konsekvenserna av detta: du får ett e-postmeddelande, trycker på "Svara på alla" och hon går ut till 20 personer, då svarar de 20 personerna igen, Detta kan snabbt ackumuleras i hundratusentals e-postmeddelanden, och alla känner sig kallade för att trycka på "alla" för att hålla alla informerade, eftersom ingen vet vem som ska läsa den och vem som inte gör det.       
  4.  
  5.             3      Tänk två gånger innan du svarar på att säga helt enkelt tack. Vissa människor vill inte ha ett "tack" e-postmeddelande. Det tar extra tid att öppna e-postmeddelandet och läsa det, bara för att läsa det du redan vet. Vissa människor sätter in en rad "NTN" - "No Thanks Needed".       
  6.  
  7.             4      Sammanfatta långa diskussioner. Rullande sidor av svar för att förstå en diskussion är irriterande. Istället för att du behöver omdirigera en nyhetsgänga, ta en minut och sammanfatta det för dina läsare.       
  8.  
  9.             5      Se till att du ger informationen du svarar på. Många människor och företag skriver och svarar på hundratals e-postmeddelanden varje dag. Undvik att skicka ett otydligt e-postmeddelande som bara innehåller "ja". Ta med mottagarens fråga så att han vet vad du svarar på. Undvik att få mottagaren att rulla ner mer än ett meddelande i historiken.       
  10.  
  11.             6      Svar snabbt. Om du behöver undersöka eller tänka innan du svarar på ett e-postmeddelande eller om du är upptagen att skriva ett komplett svar direkt, skicka sedan ett kort svar så att avsändaren känner till dig ha e-postmeddelandet och informera honom när du kommer att svara.       
  12.  
  13.             7      Var proaktiv. När du svarar på ett e-postmeddelande kan du spara tid genom att gissa på frågor eller oro som kan utlösa ditt svar. Behandla dem i förväg i ditt svar innan någon måste skicka ett nytt e-postmeddelande för att ställa frågan.       
  14.  
             

    3      Några grundläggande tabuer  ,

    
     
  1.             1      Skicka inte konfidentiella e-postmeddelanden vidare. Undvik det t.ex. att vidarebefordra ett mail med hemlighet, särskilt om personen du skriver med inte vill att du ska göra det. Om du gör det kan mottagaren förlora sitt förtroende för dig, och ditt förhållande kan kollapsa. Du vill verkligen inte att det ska hända.       
  2.  
  3.             2      Sprid inte rykten om människor. Om du är frestad att göra det, sätt dig själv i den andra personen och fundera på hur du skulle känna om personen sprider rykten om dig. Om din vän rykte om att vara måttlig och dominerande, tänk på hur du skulle känna om din vän skulle berätta för dina andra vänner om en av dina idiosynkraser. Du skulle inte vara väldigt glad, eller hur?       
  4.  
  5.             3      Undvik att diskutera andras privata frågor. Undvik att berätta för din vän att hennes vän har skiljat sig från sin ex-pojkvän. E-post är inte helt privat, så det är möjligt att den person vars affär du diskuterar kan se e-postmeddelandena och bli arg eller generad, och det här kan vara ditt förhållande förstöra med personen.       
  6.  
  7.             4      Undvik att flamma. "Flames" är i grunden förolämpningar som skickas över Internet för att attackera dig, så det är viktigt att du inte skickar förolämpningar mot andra människor och inte flagga "Flame Wars". Det kan göra den andra personen arg, och det kan också hända att ditt konto är avvecklat.       
  8.  
  9.             5      Undvik att dela personlig information med andra utan deras tillåtelse. Detta kan vara allt från åldern av personen till namnet på skolan personen kommer till. Sätt dig i den andra personen - hur skulle du känna om någon gav din adress till en vän? Du skulle inte vara väldigt glad, så var säker på att få tillstånd innan du byter personlig information med någon via e-post eller gör det inte alls.       
  10.  
  11.             6      Skicka inte e-post om du är arg. Det kommer att visa att du är arg och du kan upprota personen. Om du till exempel Att vara arg på någon på jobbet och att skicka den personen en stenbock i stora bokstäver kan irritera personen som skrev e-postmeddelandet. Det här är detsamma med svar på e-post. Om du är arg på någon för att skriva ett meddelande, vänta tills du har lugnat dig.       
  12.  
             

Tips .

                  

Varningar .

                  
Teknik populär:
Skicka stora videofiler med Dropsend.

Återställ Word dokument.

Aktivera JavaScript i Internet Explorer.

Formatera C enheten i Windows 7.

Öka volymen på din Android enhet.

Felsökning av en T underhåll media mottagare.

Verifieras på Instagram.

Minecraft Forge intallieren.

Konvertera MP3 till WAV.

Installera Java för Internet Explorer.

Radera Youtube historiken.

I Ragnarok Online Alchemist vara.

Kopiera och klistra in bilder.

Skapa en Facebook fan sida.

Ställ in en e postadressbok.

Omvänd färger i Photoshop.

Skriv enkla makron i Excel.

Använd Microsoft Publisher.

Hack ett Hotmail konto.

Konvertera till MP3 med gratis Apowersoft Online Video Audio Converter M4A.

Använd Microsoft Viratual PC.

ako woman