Home \ yrke
 

Klassificera alfabetiskt.

 

Alfabetisk beställning är ett av de grundläggande sätten att organisera dokument, både hemma och på jobbet. Arkiveringsdokument i alfabetisk ordning gör det möjligt för dig och andra att snabbt hitta och placera om varje dokument. Detta säkerställer att alla dokument är skyddade och lättillgängliga. Det finns många regler för hur man alfabetiskt beställer för att behålla ett meningsfullt arkiveringssystem.

              

Förfarande .

    

  Del 1      Klassificera alfabetiskt  ,

    
     
  1.            1      Bestäm vilket alfabetiskt system du ska använda. Även något som är uppenbart som alfabetisk beställning erbjuder flera val. Det är viktigt att välja ett system och använda det konsekvent. 
       
    • Ordningen med brev tar hänsyn till varje bokstav i varje ord i sin ordning, mellanrum mellan ord ignoreras.
    •  
    • Ordordning ordnar elementen baserat på första bokstaven i varje ord i sin tur.
    •  
    • Beställning av enheter tar hänsyn till varje ord, förkortning och initial och ordnar enheterna i enlighet därmed. Beställning av enheter rekommenderas vanligtvis.
    •  
           
  2.  
  3.             2      Gruppera enskilda dokument. När du har samlat in alla bitar måste du bestämma hur du vill gruppera dokumenten. Du kan välja formatet för en ordbok där alla dokument placeras i alfabetisk ordning, oavsett vilken typ av dokument eller objekt de innehåller. Du kan välja formatet för ett lexikon där objekt grupperas efter typ eller ämne och sedan ordnas alfabetiskt inom gruppen.  
       
    • Om du har många olika dokumenttyper till fil (fakturor, skatteintäkter, bokstäver, etc.) kan det vara användbart att använda lexikonformatet. Först gruppera de enskilda dokumenten efter deras typ och ordna sedan dokumenten alfabetiskt i varje grupp. Separera grupperna med separatorer eller färgmarkeringar.
    •  
           
  4.  
  5.             3      Index dina filer. Indexering är processen att sätta varje del av en titel på rätt ställe. För att indexera dokument innan du lämnar in dem måste du dela upp elementen i namnet och ge det ett nytt alfabetiserat namn som kan skilja sig från det faktiska namnet. Till exempel: 
       
    • Antag att du har indexerat och arkiverat följande dokument: En artikel om aardvark med titeln "Night Feeding of Aardvarks", en biografi av den kända experten på Earthvark Jane A. Doe och en reklamblad av en zoo i Detroit för en utställning om jordgubbar.
    •  
    • Jane A.s biografi. Doe skulle bli indexerat som "Doe, Jane A." eftersom efternamn först behandlas vid arkivering. Den skulle placeras under bokstaven "D".
    •  
    • Artikeln "Nattlig matning av jordgubbar" kan indexeras som det är om du har valt ett ordbordsformat. Då kan den klassificeras under bokstaven "N" (för "nattlig").
    •  
    • Alternativt kan du indexera "Nattens matning av jordgubbar" som "Aardvark, nattlig matning". Det här är meningsfullt om du gör en gruppering i lexikonformatet och inte bara dokument med avseende på aardvarks. Artikeln skulle då klassificeras under "E".
    •  
    • Annonsbroschyren kan indexeras som "Aardvark, Utställningar (Zoo Detroit)". Det här är meningsfullt om du förväntar dig att ha flera material att visa om jordgmarkar - till exempel kan du ha ett annat dokument som indexeras som "Aardvark, Utställningar (Zoo Toledo)".
    •  
    • Alternativt kan reklambroschyren indexeras som "Zoo Detroit (Aardvark-utställning)". Detta är användbart om du förväntar dig att ha flera dokument om Detroit Zoo, eller om du vill använda en lexikongruppering för att organisera dokument efter geografisk plats.
    •  
           
  6.  
  7.             4      Beställ dokument i alfabetisk ordning baserat på deras indexerade namn. Den allmänna regeln i alfabetisk ordning är att ordna dokumenten från A (i början) till Z (i slutet). Använd alltmer specifik information för att skilja mellan dokument och organisera dem. Till exempel: 
       
    • Orderen av dina dokument som indexeras i föregående steg skulle då vara (beroende på vilket system du använder): "Doe Jane A.", "Night Feeding of Aardvarks" och "Zoo Detroit (Aardvark Exhibition)" ELLER "Doe Jane A. "," Aardvark, Utställningar (Zoo Detroit) "och" Aardvark, nattlig matning ".
    •  
    • Ett dokument om "Wallabies" skulle komma efter ett dokument om "Emus". Ett dokument om "känguruer" skulle stå mellan dem och ett dokument om "myror" skulle vara framför en om "björn" och en om "emus". Detta resulterar i följande ordning: "myror", "björnar", "emus", "känguruer", "wallabies".
    •  
    • Om du fortfarande vill lämna dokumenten om "Aardvark" skulle de komma efter alla dokument om "Emus". Eftersom båda börjar med bokstaven "E", måste du titta på andra bokstaven i varje ord ("M" och "R") för att bestämma ordern och sedan placera dokumenten baserat på den. Den nya ordern skulle vara myror, björnar, emus, jordgubbar, känguruer, wallabies.
    •  
           
  8.  
  9.             5      Märk dina mappar. För att göra det enkelt att hitta dokument märker du varje mapp med det lämpliga indexerade namnet på de dokument som den innehåller. Detta gör det också lättare att sätta in nya dokument i rätt ordning. 
       
    • Placera dokument i den mapp som är avsedd för dem.
    •  
    • Du kan också finna det användbart att färgmappfiler för att förbättra användbarheten för mappar. Om du till exempel använder en order i lexikonformatet, ger varje grupp en annan färg och märker varje dokument i varje grupp med lämplig färg.
    •  
           
  10.  
  11.             6      Dokumentera det system du använder när du indexerar och arkiverar. Var konsekvent i ditt indexerings- och rankningssystem, beroende på vad det är. Se till att alla som har tillgång till dokumenten vet om systemet. Du kan till exempel skapa och distribuera ett dokument som beskriver reglerna för ordersystemet. Detta hjälper alla att använda systemet effektivt.        
  12.  
  13.   7      Ordna nya dokument på rätt sätt. Placera dokument i rätt mapp baserat på det indexerade namnet och i alfabetisk ordning, i enlighet med det system du använder. Flytta befintliga dokument som behövs för att sätta nya dokument på rätt plats.               
  14.  
                      

  Del 2      Hantering av speciella fall  ,

    
     
  1.             1      Ordna dokument på ett meningsfullt sätt. Ibland är det vettigt att klassificera dokument baserat på nyckelord, oavsett vilken ordning orden finns i titeln eller etiketten. Detta säkerställer att ett dokument kan indexeras och hittas under den mest logiska termen. Till exempel: 
       
    • "First Bank of Chicago" skulle indexeras och rankas som "Chicago, First Bank of". "Chicago" är nyckelordet för denna post, i stället för "Första" eller "Bank", speciellt om du skulle kunna ha andra poster med liknande namn som "First Bank of Tulsa" eller "Chicago Bank and Trust."
    •  
           
  2.  
  3.             2      Ordna namn efter efternamn. De vanliga beställningssystemen rekommenderar att du klassificerar personer efter deras efternamn, eftersom efternamnet anses vara meningsfullt.  
       
    • Därför indexeras "Jane A. Doe" och rankas som "Doe, Jane A.".
    •  
    • Slutförteckning (Dr, Mag., Major, etc.). "Dr. Jane A. Doe ", till exempel, skulle indexeras och rankas som" Doe, Jane A., Dr. ".
    •  
    • I allmänhet ordnas namn som de skrivs, brev till brev. "MacDonald" kommer före, till exempel "McDonald". På samma sätt anses "D", "L", "Le", "de" etc. vara en del av namnet, inte separata enheter. Till exempel beställningsdokument med namnet "Heinlein", "Le Guin", L'Engle "och" Wolfe "i denna ordning (och INTE" L'Engle "," Le Guin "," Heinlein "och" Wolfe ").
    •  
    • Ett vanligt undantag till dessa regelnamn är när namnet på en person ingår i namnet på ett företag eller en organisation. I dessa fall behandlas personens namn som en del av företagsnamnet. Till exempel skulle man fila "Jane A. Doe Dog Station" under "J", INTE indexerat som "Doe, Jane A. Dog Station".
    •  
           
  4.  
  5.             3      Ignorera artiklar, konjunktioner och prepositioner. artiklar (som "a", "an" och "the"), konjunktioner (som "och", "men", "bara") och prepositioner (som "för", "från" och "in") utelämnas vanligen från indexering och alfabetisk kategorisering eftersom de inte anses vara signifikanta villkor. Detta är fallet när de är i början av ett dokumentnamn. Till exempel: 
       
    • "En undersökning om emusmatningsmetoder" skulle placeras under "E" för "Emu" (huvudordet för titeln på detta dokument), snarare än "E" för "En".
    •  
    • "Doe och Schmidt Animal Station" skulle kategoriseras som "Doe, Jane A.". Båda indexerade namnen börjar med ordet "Doe", så gå vidare till nästa signifikanta term ("Schmidt" och "Jane") för att bestämma ordningen för dokumenten. Ignorera ordet "och", eftersom det inte spelar någon roll.
    •  
           
  6.  
  7.             4      Behandla förkortningar som om de skrivits ut. När du indexerar och arkiverar dokument kan du hitta genvägar som "företag" eller "aktiebolag". I allmänhet bör sådana dokument indexeras och rankas som om dessa förkortningar stavades ut snarare än bara en rad brev. 
       
    • "Paint Shop Jane A. Doe", till exempel, skulle läsa "Fa. Jane A. Doe ".
    •  
           
  8.  
  9.             5      Ordna nummer som vanligt. Sortera dokument alfabetiskt leder ibland till nummer i sina titlar. I allmänhet arrangeras siffror i ordning, inte som om de väntade. Numrerar är också ordnade framför brev. 
       Till exempel skulle "3M Company" rankas före "100 Great Business Ideas" (eftersom "3" kommer före "100").  
    • "Great Business Ideas" och "Great Executives" skulle rankas efter "100 Great Business Ideas" som siffror kommer före brev.
    •  
    • Nummer som redan är skrivna ut behandlas som ord, inte siffror. Till exempel beställdes dokument med namnet "100 Big Business Owners", "Great Business Ideas" och "Two Hundred Great Business Ideas" i ordning.
    •  
    • Men om det passar syftet med ditt ordersystem kan du göra ett undantag och alltid ranka nummer som om de stavades ut.  
    •  
           
  10.  
  11.             6      Hantera specialtecken. Alla icke-alfabetiska och icke-numeriska tecken som uppträder vid indexering och arkivering måste övervägas. Men vad du gör med dessa tecken beror på deras typ: 
       
    • Punctuation (som apostrofer, perioder och kommatecken) ignoreras generellt vid indexering och klassificering. Till exempel klassificerar man "Washington's Best Coffee" och "Washington State Fair" i denna ordning.
    •  
    • Diakritiska märken behandlas som motsvarande bokstav utan diakritiska märken. Till exempel klassificera "Éclair" som "Eclair" och "Piñata" som "Pinata". Men det här gäller inte om du beställer på ett språk som använder diakritiska märken, så använder du den alfabetiska ordningen för det språket.
    •  
           
  12.  
  13.             7      Använd den allmänna regeln "ingenting före någonting" om det behövs. Generellt ignoreras mellanslag (såväl som skiljetecken och andra element som utelämnas) när de sorteras alfabetiskt. I vissa fall kan du dock om du har dokument som börjar med en gång, du kan överväga utrymmet eller använda regeln "ingenting före något" för att ställa in ordern. 
       
    • Beställ Nordöstra Bank, Northeast Bank och North East Manufacturing, till exempel i den ordningen.  
    •  
    • På samma sätt skulle "Doe, Jane A." rankas före "Doe, Jane A., Dr."
    •  
           
  14.  
  15.             8      Fördela dokument för mer detaljerad information, om det behövs. I sällsynta fall räcker inte de alfabetiska data för att bestämma ordning av filer. I dessa fall måste du använda ytterligare information till index och ranka artiklar. Inkludera denna extra information om varje dokument för att hjälpa dig skilja det. Till exempel: 
       
    • Om du har artiklar om två olika personer som heter Jane A. Doe, kan du skicka dem efter födelseår. Dokumentet "Doe, Jane A. (född 1853)" skulle därför komma före dokumentet "Doe, Jane A. (född 1967)".
    •  
    • Du kan också sortera dokument efter geografiska data om du måste göra skillnader. Om du har dokument om tre olika banker på tre olika platser, och varje bank heter "Första United Bank and Trust", kan du använda dem alfabetiskt i ordern "Första United Bank and Trust (Georgia)", "First United Bank and Trust (Oklahoma) "och" Första United Bank and Trust (South Dakota) ".
    •  På samma sätt, om du har dokument på två olika björnar, skulle du också rangordna dem baserat på släktet, livsmiljöen och så vidare. Till exempel har du dokument för "Elephant, African" och "Elephant, Indian" eller "Rhino, Black" och "Rhino, White" (i ordning).  
           
  16.  
  17.             9      Gör undantag och särskilda regler. Se till att alla som använder dokumenten vet om undantag från de allmänna riktlinjerna som har tillämpats på ditt system. Detta bidrar till att alla kan använda organisationssystemet ordentligt och effektivt.       
  18.  
             

Tips .

                Läs mer... (20)      
Yrke populär:
Beräkna halveringstider.

Vet vem du är.

Fick inspiration att skriva.

Ställ in ett bekräftelsebrev.

Använd uppsättning parenteser.

E post skriv svar.

Starta en dagbok.

Stödja klimatskydd.

Kontakta presidenten i USA.

Att tolka en persons handstil.

Lärare irritera.

Ring Japan.

Räkna till tio på ryska.

Tala med en artificiell italiensk accent.

Använd halv kunskap perfekt.

Var en bra lärarutbildare.

Få en tjej att svara på ditt textmeddelande.

Skriv en sammanfattning av dina datorkunskaper.

Lyssna ordentligt.

Var glad när du är ledsen.

Läs klockor.

ako woman